Полезный блог для студентов
10 апреля

Как использовать всю мощь Google Документов

Поделиться
Отправить
Класснуть
Инга Дёмина

Microsoft со своим Word застрял в прошлом. Мало того, что он работает медленно, а интерфейс перегружен, так ещё и весь пакет Microsoft Office (даже для студентов) стоит денег, а в России и вовсе не продаётся официально. Стоит он 120 $, и такую сумму понятен не каждый. Конечно, можно скачать «пиратскую» версию, но никто не сможет гарантировать её безопасность и адекватную работу. Поэтому многие студенты ищут другие приложения для учёбы, на замену Mircrosoft Word. Забудьте про OpenOffice — используйте Google Документы.

В этой статье мы расскажем о всех полезных функциях Google Документов; объясним, как ими пользоваться, и докажем, что MS Word вам больше не понадобится.

Плюсы и минусы Google Документов

Будем сравнивать Google Документы с MS Word, главным конкурентом. Что называется, choose your fighter на поле битвы научных работ.

Google Документы MS Word
Оплата за использование Полностью бесплатное Разовая (120 $) или ежемесячная оплата (размер которой зависит от выбранного пакета)
Сохранение Автосохранение включено по умолчанию Можно включить автосохранение, но всё равно есть риск потерять текст при внезапном выключении устройства
Обмен файлами Делается в два клика Можно включить совместное использование файла после определённого танца с бубном или пересылать каждый раз новый файл
История изменений Хранятся все версии файла Чтобы вернуться к предыдущей версии, нужно нажать Ctrl + Z n-количество раз
Голосовой ввод Есть Отсутствует
Кроссплатформенность Работает в браузере на любом устройстве Нужно устанавливать дополнительное приложение
Скорость работы Медленно работает при плохом соединении Скорость работы зависит только от производительности устройства
Наличие аккаунта Обязательно Обязательно в официальной версии

Google Документы во многом превосходят Microsoft Word. Не поленитесь разобраться в новом инструменте. А мы вам сейчас поможем. Чтобы не заблудиться (а такое возможно — статья получилась большая), можете воспользоваться содержанием:

Чтобы ускорить работу в Google Документах, используйте горячие клавиши. Запомнить их поможет наша шпаргалка.

Горячие клавиши в Google Документах
Подпишитесь на рассылку, и мы пришлём вам удобную шпаргалку с горячими клавишами, которые упростят работу в Google Документах.
Супер! Письмо придёт вам на почту с минуты на минуту.

Начало работы с Google Документами

Для начала, вам понадобится аккаунт Google (он же Gmail). Если он у вас есть, всё круто. Если аккаунта нет — создайте, это не займёт больше пяти минут. После регистрации вы сразу получите доступ к Google Документам.

На главной странице отображаются все документы, которые вы создаёте или загружаете в сервис. Их можно сортировать по разным параметрам, чтобы проще ориентироваться.

Приложения для учёбы: Главный экран Google Документов

Чтобы создать файл, нажмите на «Пустой файл». Вы сразу попадёте в текстовый редактор, который похож на MS Word и OpenOffice.

Приложения для учёбы: Пустой гуглдок

Чтобы вернуться в главное меню ко списку всех файлов, нажмите на синий логотип в верхнем левом углу.

Чтобы вернуться на главный экран, нажмите на логотип

В Google Документах есть готовые шаблоны для разных типов работ. Чтобы просмотреть все шаблоны, нажмите на «Галерею шаблонов».

Приложения для учёбы: Шаблоны Google Документов

Если вы хотите продолжить работу над файлом MS Word, его можно добавить в Google Документы. Для этого нажмите на «Файл», далее на «Открыть».

В Google Документах можно открывать файлы Word

Можно перетащить этот файл или указать его директорию.

Окно открытия файла

Сохранение файла в Google Документах

К счастью, Google Документы автоматически сохраняют каждую запятую в файле, даже случайно поставленную. Чтобы просмотреть предыдущую версию документа, нажмите на серую надпись «Все изменения сохранены на Диске».

Приложения для учёбы: История версий Google Документов

Если компьютер выключится во время работы над текстом, вы не потеряете ни слова. По умолчанию все документы сохраняются в корневой папке Google Диска, но это условие можно изменить. Для этого кликните на иконку папки рядом с названием документа, выберите нужный каталог и нажмите «Переместить».

Приложения для учёбы: Выбор каталога в Google Документах

Чтобы скачать файл на компьютер, нажмите на «Файл», затем «Скачать». Выберите подходящий формат и место для скачивания.

Приложения для учёбы: Гуглдок можно скачать во всех важных форматах

Работа с текстом

Панель для работы с текстом в Google Документах похожа на аналогичную панель в MS Word.

Приложения для учёбы: Панель для работы с текстом в Google Документах

  • Стрелки Отменить и повторить отменяют/повторяют действие.
  • Значок принтера Печать отправляет документ на печать.
  • Иконка с буквой Проверка орфографии — отвечает за проверку орфографии. Эта функция находит ошибки в тексте и предлагает замену.
  • Кнопка Скопировать форматирование текста копирует форматирование текста.
  • Масштаб Масштаб увеличивает документ без изменения шрифта.
  • Стили Стили текста помогают форматировать текст и работать с заголовками.

    Выбор стилей текста

  • Шрифт, размер, начертание, цвет и фон Оформление текста такие же как в MS Word.
  • Значок Гиперссылка создаёт гиперссылку в тексте.
  • Функция комментирования Комментарий становится возможной после выделения части текста.
  • Кнопка Загрузить изображение используется для загрузки изображения в документ.
  • С помощью выравнивания Выравнивание текста текст можно ориентировать по левому или правому краю или по центру.
  • Межстрочный интервал Межстрочный интервал задаёт расстояние между строчками текста (интерлиньяж).
  • Кнопки Нумерованный и маркированный списки создают нумерованный или маркерованный список.
  • Кнопки Увеличить или уменьшить отступ для увеличения или уменьшения отступа.
  • Чтобы удалить форматирование, нужно нажать на Удалить форматирование текста.
  • Иконка Экранная клавиатура вызывает различные экранные клавиатуры.
  • Кнопка Режим работы с документом нужна для выбора режима работы над документом.
  • Если меню вам мешает, его можно скрыть кнопкой Скрыть панель.

Если вы пишите курсовую и не знаете, как оформить текст, читайте нашу статью про оформление текста по ГОСТу.

Работа с изображениями

В учебных работах часто используются изображения. Их можно вставить в документ простым перетаскиванием или с помощью кнопки «Вставить изображение». Изображение можно копировать, переставлять, сделать гиперссылкой, выравнивать по нужному краю листа или по центру. Кроме того, вы можете задать её размеры, повернуть и настроить обтекание текстом.

Приложения для учёбы: Работа с изображениями в Google Документах

Работа с таблицами

Чтобы учебная работа выглядела внушительнее, нужно добавить таблицу. Нажмите на кнопку «Вставка», «Таблица» и задайте количество столбцов и строк. Задать сразу больше 20×20 не получится, но вы сможете добавлять и удалять ячейки позже.

Процесс добавления таблицы

Чтобы изменить отдельную ячейку, используйте кнопку внутри неё. Если вы щелкните по ячейке, на панели инструментов появятся новые кнопки. С их помощью можно стилизовать таблицу, сделать её более наглядной.

Редактирование таблицы

Ранее мы уже писали о том, как оформить таблицу в научной работе.

Работа с диаграммами

Диаграммы тоже добавят вес вашей научной работе. Чтобы их вставить, нужно выбрать «Вставка» → «Диаграммы». Можно выбрать один из предложенных шаблонов: линейчатую, столбчатую, круговую диаграмму или график. Кроме того, вы можете вставить свою диаграмму из Google Таблиц. В следующих статьях мы продолжим рассказывать про приложения для учёбы — в частности, подробно расскажем о работе в Google Таблицах и поделимся полезными лайфхаками. Подпишитесь на рассылку, чтобы не пропустить.

Добавление диаграммы

Работа с формулами

К сожалению, формулы в Google Документах не умеют сами считать. Это просто база символов, которые используют при написании формул (мы уже писали, как оформлять формулы по ГОСТ).

Чтобы добавить формулу в документ, нажмите на «Вставка» → «Формула».

Добавление формул

Чтобы вставить формулу, нажмите на «Новая формула».

Вставить формулу

Некоторые символы просто вставляются, а в другие нужно что-то вписать, например, в квадратный корень.

Сложные символы

Номер страницы, колонтитулы, сноски, оглавление

Жизненно-необходимые возможности для любой учебной работы.

Чтобы вставить номер страницы, нужно снова нажать на «Вставка» → «Номера страниц». Номер можно поставить внизу; вверху; внизу, без первой страницы; вверху, без первой страницы.

Приложения для учёбы: Номера страниц

Чтобы создать сноску, нужно выделить фрагмент текста и выбрать «Вставка» → «Сноска».

Важно: Для удаления сноски нужно удалить её номер, а не текст внизу страницы.

Сноски

Колонтитул — это область страницы сверху и снизу. Там пишут информацию о документе, авторе или добавляют ссылку и номер страницы.

Приложения для учёбы: Колонтитулы

Оглавление собирается автоматически по заголовкам, которые оформлены через стили. Нужно снова нажать на «Вставка» и выбрать пункт «Оглавление».

Оглавление

Его можно оформить гиперссылками, которые отправляют в нужное место в документе, но такое оформление не подойдёт для научной работы. Чтобы её приняли в деканате, используйте оглавление с номерами страниц.

Приложения для учёбы: Оглавление с нумерацией

Настройки доступа в Google Документах

Основная фишка Google Документов — ими очень просто делиться. Теперь вам не нужно бесконечно обмениваться файлами с научным руководителем. Можете отправить ссылку один раз и редактировать файл вместе (позволяют ли так делать другие приложения для учёбы, типа Word? Нет). Для этого нужно нажать на «Настройки доступа» и предоставить доступ либо по ссылке, либо отправить личное приглашение на почту.

Приложения для учёбы: Совместный доступ к гуглдоку

Есть четыре уровня доступа:

  • Выключено — документ доступен только владельцу;
  • Просматривать — можно читать документ и копировать его содержимое;
  • Комментировать — можно только комментировать на полях или советовать правки;
  • Редактировать — можно делать с документом что угодно.

Удалить документ может только его владелец. Все изменения, внесённые остальными пользователями, также будут сохранены.

В общем, Google Документы — это не только самый современный и удобный способ работы над документами, но и прекрасная возможность сэкономить деньги и место на компьютере. Надеемся, наша статья поможет вам отказаться от Microsoft Word.

Оставайтесь на связи — скоро мы расскажем и про другие полезные приложения для учёбы.

Поделиться
Отправить
Класснуть
Блог
Читайте также
Комментарии